学习PPT

文/胖胡斐
来自:http://darklylee.spaces.live.com

我敢说,我做的PPT在平常JJYY的圈子里面算是很不错的。我也一直很想有机会有总结和分享。特别是前几天连着看了好几遍Apple WWDC年会的录像之后。

下面这篇,搭眼一看会以为是WWDC的介绍,其实是我研究这个视频之后,对PPT的一些想法而已。

我这里说的PPT,不限于PowerPoint软件,而是说整个的展示、演示的全称。我也不会花很多工夫在技术层面上去说一些技巧,那在Office的帮助里面都有。

从Apple WWDC年会开始说,这是Apple World Wide Developers Conference的全称。每年apple都会在这里做一些回顾,同时推出一些新产品。我是一个标准的apple迷,非常关注apple的每一个新产品新服务。

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这回,我的注意力被吸引到了Jobs和他的VP们如何展示他们的PPT上面。当然,他们不使用PowerPoint,在apple的软件里面,PowerPoint会显得很简陋。一款叫Keynotes的软件完成了这个工作。我很愿意花一点时间来说这个软件。

看下面这些图,apple在介绍自己这个软件的时候,总是专挑office没有的功能来说,比如那么立体的图标,酷的像电影的动画,还有图片自动蒙 板。我会认为,凡是看到这个的人,都会至少对PowerPoint很熟悉,都会发现PPT做不了下面的很多东西,都会有印象说keynote比 PowerPoint强大很多。其实,强大倒不一定,但keynotes满足了很多人追求的东西:每一个做PPT的人,都会想着作出来的东西是要给别人看 的,谁都会希望做的很好看很眩。但是如果没有辅助的画图软件如Photoshop,我们似乎比较难做出下面一半效果的ppt。而用keynotes,这一 切都很简单。

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我不是在说这个软件多好多好。最终看了图片和软件介绍,我想回归的问题是:

我们干吗做PPT?PPT是干吗的?

我想,PPT有两种,一种是给别人看的,另一种是给别人讲的。共同点是都是要别人了解我们的东西。不同的,是前一种可以用邮件发出去并支持转发,因 为里面的东西会说的很清楚,有很多小字很多注释,或者纯是图文,总之,不需要做的人来解释,就可以看懂的。一般情况下这种PPT是下面的人做出来给领导看 的或者用于平等分享的。我们平常作的分析、分享、总结大部分属于这种。这样的PPT,观看者是面对电脑屏幕看的,他们眼球和屏幕的距离不会超过1米。

另一种是给别人讲的,就是PPT的内容通常非常简单,PPT背后的东西非常多。这种一般是领导讲的,关键是“讲”,不讲别人没法弄清楚。PPT里面 通常有大幅的画面,或者非常非常大的字。最常见的诸如“What?”之类的,广告公司创意提案的时候经常用。这种PPT一定是通过投影打在大屏幕上,演讲 者手舞足蹈在前面讲的。

PPT是用来表达自己思想的工具,只是一个工具而已。不同的是,PPT使用一种全屏幕的独占式推送信息的方式,更加容易获得观众的注意力。大少爷 说,跟人沟通创意,书面的方式很可能会理解不一样,最好还是追一个电话过去,口头沟通好很多。换句话说,书面的或者打在大屏幕上面的东西,只能也必须是一 个辅助,语言和语音的辅助。所以,我还是比较赞同把PPT做得简单一点。

以前有这样的想法,自己做PPT的时候也在模拟,假装自己在讲,可总是仍然想放更多的东西在PPT里面,这样其实对自己很不利,观众会花更多的时间 和注意力在大屏幕上面,而不是在关注自己的举止和语气。说严重一点,这就形成不是自己在讲,而是PPT在讲,自己做的是PPT的一个助手。这肯定不对。想 了很久,直到认真研究了WWDC的keynotes视频。他们在用这样的方式说事情:

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在说明一个新东西的时候,先把这个东西的一个overview显示出来,这就够了,接下来的时间,是让观众看自己的,自己有更多的时间去讲解里面每一个要点(key points)。而这个时候,观众是带着问题和兴趣在听你给他解决问题,因此注意力在自己身上。

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一定会有demo,这个在介绍新产品的时候很重要,但是画面上面出现demo本身就好了。我以前做了demo,还会在上面把很多地方 highlight出来,告诉人家这个是什么。其实,一个好的demo,是人就能看得懂的,我们只需要告诉人家这个还能做什么就好了,而这样的话,一定要 说出来,而不是写在大屏幕上。

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告诉人家什么东西好的时候,一定会有对比,那就要告诉人家跟谁比,哪里好。哪里好的东西也不要写出来,每个看的人都会有自己的看法。我们要做的,就是引导观众朝我们的想法上面去走。

先出内容还是先说出内容?这个是我在研究这个演说的时候注意过的一个问题。通常的提案是先出内容,然后照着念一遍或者解释一遍。我发现,apple 这次演说,之所以说成功,是他们非常纯熟地在运用技巧,控制观众的注意力。本文上面说到,看到key points以后,观众带着疑问看着演讲者,演讲者担当的是解释的角色,演讲者的受关注程度就非常高。同样的,Jobs等人经常会提出一些玄念,一些设问 句,接着大屏幕会用比较动感强烈的动画显示出来要推出的新东西,并且通常只有一句话,比如“next month”“today”,这时候观众会豁然开朗,他们的注意力会马上转移到大屏幕上面,接着会无限憧憬和崇敬地看着讲演者,等待解释。因为大屏幕上的 内容只有最关键的词,大家只能知道关键点,具体的内容还是要有解答才行。

所以,控制观众的眼球,控制他们的注意力,非常重要!PPT充当的角色,就是帮助我们进行控制。

相关的几个说法,关于PPT制作的:

  • Magic Seven原则(7士2=5~9)。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了,请重新组织。
  • KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众,不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。
  • 10/20/30法则。演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点(30 point)。

个人觉得这些有指导意义,但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的。

同样一篇文章里面的东西,是说PPT制作里面一些技巧性的东西,归纳一下分享出来,有一些是自己总结的哦:

  • 能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。
  • 所有人看到图表,第一眼就是找最低的和最高的,然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来,人家会觉得很省事。
  • 别写那么多字,没人看,除非你打算照着念。
  • 要想办法让人知道你的PPT还有多少,或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要,对自己好也对观众好。
  • 不要用超过3种的动画效果,包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的,朴素一点比花哨的更受欢迎。
  • 多用口语,放在一些类似tips的地方,效果往往加倍。

好了,不说了。我们都还有很多很多事情要学,和顶级的高手学习,像Apple这样的,进步比较快。

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2 responses on “学习PPT

  1. ruan

    哈哈,小师傅,来逛一圈就发现好东西了

    1. 那你以后就多来逛逛撒 :)~

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