学习PPT之二:做个好的结案报告

文/胖胡斐
来自:http://darklylee.spaces.live.com

前一次写学习PPT,被大家说好,还被MSN的编辑放到Live Spaces的首页推荐,导致流量暴涨留言倍增。至今还总有从baidu等搜索引擎引过来的流量。http://darklylee.spaces.live.com/blog/cns!6BAF43F4667DF4C5!585.entry 就是这篇。窃喜窃喜。

上次那篇,不少留言都集中在苹果的那个Keynotes软件上了,其实我的本意是表达怎么样的PPT才能够更好的表达自己的想法。说到底,用什么软件只是一个形式问题。

想起前段时间,自己做的SoCool!活动,花了些心思做了一个总结报告,和大家分享过两次。因为涉及到一些机密,我一直在琢磨怎么能分享出来。终究,删掉很多东西,跟大家分享一下,我认为结案报告的做法和一个好的结案报告应该怎么写。
学习PPT之二:做个好的结案报告
首先,我们要知道为什么要做结案?结案给谁看?

我们花了很大的精力去做一个项目,得失、成败、喜悦、遗憾都一定有,那么我们需要有一个叫结案的东西,用来

  • 总结:给老板看的,告诉老板你做了什么,有什么结果。
  • 分享:给同事看的,分享自己是怎么做的,有什么好的可取的地方,如果他们做有什么一定要注意的。因为谁也不可能在一个岗位上干一辈子,更不能让自己的事情别人做不了。自己如果能够有一些经验留下来,对自己对公司对别人都是好事。
  • 思考:给自己看的,当自己身处项目之中的时候,不能判断事情的好坏成败,所谓“只缘身在此山中”。当事情结束了,我们静下来仔细去回顾的时候,才会有很多想法浮现出来,这个时候一定要想办法记下来,会让自己印象更加深刻。我们还会发现“说出来”和“写出来”有很大差别,说的时候可以不经过大脑,而写出来就一定要思考过才会写出来。这个“思考”的过程对自己非常重要。

因此,事情做完了,要让老板知道、同事明白、自己成长,做一个像样的结案报告是必要的。
学习PPT之二:做个好的结案报告
然后,要有个标准:怎么就算好?

大家都见过很多很眩飞来飞去的PPT,看完之后只记得在飞了,却不知道他要说什么,殊不知PPT只是一个表达的工具,是让自己的想法能够传播的东西而已。

我有三个标准,做完结案之后反省一下看是不是达到这几个标准,达到了就可以发了。

  • 别人能“看”懂
  • 老板三分钟就要知道你要说啥
  • 尽量好看一点

我们一个一个说。

别人能“看”懂

和做普通的PPT不同,结案的PPT不是每个人都有机会对着所有人讲,因此我们说这种PPT多是一种“看”的PPT,而不是“听”的PPT。所以我们要让那些没有机会看我们presentation的人很容易弄明白:

  • 你是干什么的?你干什么了?
    就是说如果我们离开这个岗位了,留下来的分享,要让别人知道你的基本情况吧。
  • 你怎么干的?效果怎么样?
    怎么干的,我们自己可能很清楚,但是别人不一定清楚,一年之后更不会清楚。所以把当时的做法、想法、计划、打算都记录下来,造福后人阿。
    告诉人家你做了哪些努力去改善项目,收到了什么样的效果,这样别人会觉得你实在是细致,确实是在努力做事。
  • 如果我做,你有什么要交代的?
    换句话说,把自己的遗憾、自己的暗点详尽地表达出来。不可能有完美的项目,知道自己的不足对自己很宝贵。对别人更宝贵,在一个平等分享的公司,这是造福后世的事情。

把自己当成一个很傻很傻的,完全不知道这个项目的人,把自己的PPT过一遍,看看有没有表达清楚。在找一个不了解的人看看,如果他也看懂了就没问题了。千万不要认为自己做了一个别人看不懂的东西是什么光荣的事情!

老板很容易明白

我们说结案PPT很关键是给老板看。那么老板关心什么?我们一定要知道。我不是希望向老板献媚,而是要体现自己的体贴,知道老板要什么,在最短的时间内给老板看他最想要看的东西。这才是给自己机会。
老板都很忙,可能我们的时间只有三分钟。所以

  • 在前三页马上说出你的主要成绩
    一定要知道老板关心什么。老板当然知道你是干啥的,也知道你大概干了什么。那么我们只需要告诉他最关心的几个指标就可以了。比如带来了多少销售,有多少人买了。老板不会去关心具体哪一天有多少,你干了多少细节工作。老板很忙,要尽可能一句话告诉他你最成功的点,还要让它记住。所以PPT前几页非常重要。一定要简单,最简单的数字列出KPI就可以了。
  • 后面的内容要尽可能详细
    老板看完前面三页的内容,觉得“嗯不错”。但他发现后面还有好几十页,自己却没有时间去看。那这些地方我们还要不要做?当然要。我们要在第四页 PPT告诉老板后面有些什么,可以包括前面讲到的项目概述、时间表、细节等等。老板基本是不会一点点看下去的,这些就是传递给他一个信息:我很细致也很认真。

还是那个说法,这不是讨好老板,而是一种更合适的传播方式。

尽量好看一点

好看的PPT谁都愿意看,但我说这不是必须的。最关健的还是内容,让别人能看懂,让老板容易明白比形式重要一百倍。当然,能做好看就做好看一点。上一篇学习PPT里面有一些PPT制作的原则,可以借鉴的不少。http://darklylee.spaces.live.com/blog/cns!6BAF43F4667DF4C5!585.entry

做了SoCool!活动的结案,我自己感觉受益匪浅,就分享这么多吧。抱歉保密原因不能贴太多图片上来。但是我想方法和原则比具体内容更加重要。

相关文章